Funktions Highlights

Die Features in lisa Modulen sind mannigfaltig und umfangreich - gut für den Anwender, der heute oft noch gar nicht weiss, welche Regelwerke ihn in der Zukunft erwarten! Einige wichtige Highlights stellen wir hier zusammen (Ein Click auf den Titel zeigt eine kurze Erläuterung an).

Überwachung Ruhezeiten

Eine der zahlreichen in lisa integrierten Auswertungen liefert Ihnen tagesgenau für jeden Mitarbeiter den zeitlichen Abstand zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn am Folgetag (bzw. zur darauf folgenden Schicht). Damit haben Sie jederzeit einen Überblick über die Ruhezeiten Ihrer Mitarbeiter und können bei etwaigen Unterschreitungen entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Mehrsprachigkeit

lisa wird standardmäßig in deutscher Sprache ausgeliefert. Alternativ ist eine englische Version verfügbar - weitere Sprachen (z. B. Französisch, Italienisch) auf Anfrage.

Mindestlohn / Aushilfen

Speziell für die Abrechnung von Beschäftigten auf Mindestlohnbasis oder Aushilfen bietet sich die Möglichkeit von personenindividuellen Monatsüberträgen für die geleisteten Arbeitsstunden an. Bei über das Jahr hinweg schwankenden Arbeitseinsätzen wird auf diesem Weg gewährleistet, dass automatisch an jedem Monatsende nur so viele Stunden zur Auszahlung kommen, dass das vereinbarte Arbeitsentgelt pro Monat nicht überschritten wird. Der Rest der Arbeitszeit wird in den Folgemonat übertragen und kann dann aufgerechnet werden, wenn der Mitarbeiter im aktuellen Abrechnungsmonat weniger Arbeitsleistung erbracht hat.

Automatische Zeitkontenüberträge

Für jedes beliebige Zeitkonto können Mechanismen definiert werden, wann und in welcher Höhe Zeitguthaben oder negative Salden umzubuchen sind (z. B. Zeitguthaben zur Auszahlung). Neben Monats-, Wochen- oder Tagesüberträgen können auch flexible Sonderperioden gewählt werden. Die Definition der Regeln erfolgt für Personengruppen oder auch Einzelpersonen.

Automatische Zuschlagsberechnung

Sämtliche Zuschlagsarten, ob für Nachtarbeit, Feiertagsarbeit oder sonstige betrieblichen Besonderheiten, werden in lisa vollautomatisch berechnet. Die Anrechnung zuschlagsbehafteter Arbeitszeiten kann beispielsweise in Abhängigkeit von Wochentag bzw. Sondertag, Uhrzeit, Personengruppe, Schicht und/oder Bewilligungsgrund für die Anwesenheit erfolgen. Weitere relevante Kriterien sind verfügbar, sodass defacto jede denkbare Konstellation abgebildet werden kann.

Berechtigungssystem

Ein umfangreiches Berechtigungskonzept ermöglicht es, dem jeweiligen lisa-User sowohl einen vordefinierten Mitarbeiterkreis zuzuordnen, als auch gezielt bestimmte Funktionalitäten im System freizugeben. Beispielsweise kann so definiert werden, welche User welche Daten nur einsehen dürfen und welche Funktionen aktiv bedient werden können.

Schnittstellen

Für fast alle Auswertungen und Reports in lisa stehen Schnittstellen zu MS EXCEL® oder ins PDF-Format zur Verfügung (abhängig von der Struktur des jeweiligen Berichtes). Darüber hinaus ermöglicht die flexibel parametrierbare Lohnschnittstelle eine automatisierte Übergabe der lohnrelevanten Daten aus lisa in alle führenden Lohnabrechnungsprogramme. Weitere Schnittstellen sind auf Wunsch verfügbar.

Workflow und Antragswesen

Der lisa Intranet Server bietet vielfältige Optionen, die Personalzeitverantwortlichen im Unternehmen zu entlasten (ESS). Dies reicht von Anträgen für Urlaub, Dienstreise oder Home-Office bis zur Genehmigung von Mehrarbeit für Einzelpersonen oder Teams. Auch möglicherweise vergessene Stempelungen können nachgetragen werden. Alle Aktivitäten können je nach Bedarf in einen (mehrstufigen) Genehmigungsprozess eingebunden werden.

Integrierte An- und Abwesenheitsübersicht

An- und abwesende Personen können zu jedem Zeitpunkt - exakt zu Datum und Uhrzeit - abgefragt werden. In lisa Personalzeit beinhaltet die Anzeige abwesender Personen zusätzlich den entsprechenden Abwesenheitsgrund (Krankheit, Urlaub, etc.) - sofern dieser bereits eingetragen wurde, sowie die davorliegende letzte Stempelung und an welchem Terminal diese erfolgte. Webbasiert steht ein sich automatisch aktualisierendes Anzeigepanel zur Verfügung, bei dem der anzuzeigende Personenkreis vordefiniert werden kann.

Flexible Mehrarbeitsbewilligungen

Die Bewilligung und auch die Anrechnung von Arbeitsstunden über die tägliche Sollarbeitszeit hinaus ist in der Praxis oft sehr differenziert zu betrachten. lisa ist in der Lage die vielfältigsten Konstellationen abzubilden, ob Mehrarbeit mit/ohne explizite Genehmigung, ob Anrechnung auf das Zeitkonto oder direkte Auszahlung, diverse Zuschlagsberechnungen mit/ohne Abhängigkeit von Wochentag oder Tageszeit - die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos. In Kombination mit dem lisa Intranet-Server kann zur Bewilligung von Mehrarbeitszeiten auch ein entsprechender (mehrstufiger) Genehmigungsprozess via Workflow integriert werden.

Web-Informationen für Mitarbeiter und Vorgesetzte

Der lisa Intranet-Server bietet eine höchst komfortable Möglichkeit, dem Informationsbedarf von Mitarbeitern wie auch Vorgesetzten tagesaktuell nachzukommen. Webbasiert kann der Mitarbeiter jederzeit seine persönlichen, zuvor definierten Zeitkontensalden oder auch geplante Mehrarbeiten bzw. Abwesenheiten einsehen. Vorgesetzten können im Rahmen spezieller Funktions bzw. Zugriffs-Berechtigungen alle relevanten Informationen zu den ihnen zugeordneten Mitarbeitern (z. B. ihrer Abteilung / Team, usw.) hinsichtlich Zeitkonten-Salden, Anwesenheitsübersichten oder Plänen zugänglich gemacht werden. Eine überaus flexible Parametrierung lässt auch hier die vielfältigsten Konstelltionen zu.

Umfangreiche Auswertungen

Eine vielzahl unterschiedlicher Auswertungen steht Ihnen bereits in der lisa Standard-Version zur Verfügung. Hierzu gehören neben der obligatorischen Monatsliste für jeden einzelnen Mitarbeiter auch Jahresauswertungen über An- und Abwesenheitstage pro Mitarbeiter oder monatlich für alle Personen, Auswertungen zu sämtlichen Zeitkonten über beliebige, frei definierbare Zeiträume oder Arbeitszeitpläne pro Bereich. Darüber hinaus können über das Statistik-Modul selbständig frei definierbare Reports erstellt werden. Für die meisten Auswertungen steht neben der Druckfunktion auch die Übergabe nach MS EXCEL® oder ins PDF-Format zur Verfügung (je nach Struktur des Reports).

Integrierte Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung

Sämtliche privaten und dienstlichen Abwesenheiten der Mitarbeiter lassen sich mit lisa komfortabel verwalten und auswerten. Beliebig viele Abwesenheitsgründe können definiert und deren Berechnungsparameter höchst flexibel gesteuert werden. Neben Urlaubsplänen und diversen weiteren Auswertungen steht zusätzlich eine Bereichsplanung zur Verfügung, die Ihnen beispielsweise tagesgenau eine quantitative Übersicht über verfügbare Mitarbeiter (bzw. auch verfügbare Arbeitsstunden) unter Berücksichtigung bereits eingetragener Fehlzeiten liefert.

Automatische Schichterkennung

In der Praxis ist häufig eine flexible Verfügbarkeit der Mitarbeiter in unterschiedlichen Schichten nötig. Oft können hier starre Schichtpläne nicht eingehalten werden und manuelle Korrekturen sind meist sehr zeitintensiv für die Personalzeitverantwortlichen. Daher bietet lisa die Option der automatischen Schichterkennung. Mehrere Schicht-Zeitmodelle werden organisatorisch zusammengefasst und das System erkennt anhand der gestempelten Zeiten selbständig, in welcher Schicht der Mitarbeiter anwesend war. Einfach, komfortabel, effizient!

Integrierte Schichtplanung

Für jede Teil-Schicht wird in lisa ein separates Zeitmodell angelegt (Frühschicht, Spätschicht, usw.). Diese Zeit- (bzw. Schicht-) Modelle wiederum werden dann in einem Kalendarium entsprechend dem Schicht-Rythmus zugeordnet. Die Abbildung der Schicht-Intervalle ist dabei vollkommen flexibel (5-Tage-Woche, 7-Tage rollierend, o. ä.).

Beliebige Zeit- und Pausenmodelle

In lisa können beliebig viele Zeit- und Pausenmodelle definiert werden. Bei Zeitmodellen ist beispielsweise eine Unterscheidung in Fixzeit-, Gleitzeit- oder Sollzeit-Modelle möglich, denen dann weitere spezifische Parameter zugeordnet werden können (z. B. max. Tagesarbeitszeit, Rasterung von Stempelungen, mitternachtsüberlappende Arbeitszeit, und vieles andere mehr). Bei Pausenmodellen kann beispielsweise unterschieden werden, ob es sich um eine Pause mit fixen Beginn- und Endezeiten handelt oder um Gleitpausen, die innerhalb eines bestimmten Zeitintervalles liegen oder um Mindestpausen in Abhängigkeit von der Anwesenheitsdauer des Mitarbeiters. Diverse Feinabstimmungen sind hier zusätzlich parametrierbar.

Integrierter Kalender für D-A-CH

Für sämtliche deutschen Bundesländer, sowie Österreich und die Schweiz sind bereits vorkonfigurierte Feiertagskalender enthalten. Falls mehrere Mandanten verwaltet werden, kann jedem dieser Mandanten ein anderer spezifischer Kalender zugeordnet werden. Die Berechnung der Feiertage erfolgt jährlich automatisch. Zusätzlich können die Kalender durch unternehmensspezifische "Sondertage" ergänzt werden. Jedem Feiertag oder Sondertag kann direkt eine Abwesenheitsbewilligung für die automatische Zeitverrechnung zugeordnet werden (z. B. 24.12. -> Anrechnug als 1/2 Feiertag; 25.12. -> Anrechnung als ganzer Feiertag).

Freie Gruppierbarkeit der Personen

Für mehr Übersichtlichkeit und schnelle Selektion von Mitarbeiterkreisen können in lisa unterschiedliche Gruppenzuordnungen verwendet werden - Klassiker sind beispielsweise die Zuordnungen zu Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Kostenstellen. Die Begriffe können hier ganz individuell gewählt werden, sodass auch eine Gruppierung nach z. B. Standort, Nationalität oder Funktion denkbar wäre.

Historische Datenhaltung

Die relevanten Stammdaten sind in lisa immer historisch, das heisst, sie sind versehen mit einer Gültigkeit von Datum / bis Datum. Gerade in Verbindung mit der Rückrechenfähigkeit werden auf diese Weie immer die "richtigen" Daten herangezogen, die zum jeweiligen Tag auch Gültigkeit hatten. Wahrlich eine der wichtigsten Eigenschaften in einer modernen Zeiterfassung!

Rückrechnen

Manchmal ändern sich Regelwerke, Sollzeiten, Personalzuordnungen etc. Wenn dies - wie häufig in der Praxis - auch rückwirkend Gültigkeit hat, ist es schön zu wissen, dass Sie mit lisa sehr leicht rückrechnen können, ab einem beliebigen Datum. Auch bei komplexen Aufgabenstellungen im Customizing ist die uneingeschränkte Rückrechenfähigkeit jederzeit gegeben.

Mandantenfähigkeit

Sie haben mehrere Tochterunternehmen oder Niederlassungen? Dann verwalten Sie in lisa alle gemeinsam aber als unterschiedliche Mandanten! Ein Mandant entspricht meistens einer eigenständigen Firma mit ihrem individuellen Zeit-Regelwerk (z. B. regional unterschiedliche Feiertage, spezifische Betriebsvereinbarungen, etc.) . Diese Funktionalität steht Ihnen in den Editionen professional (bis zu 3 Mandanten) und enterprise (unbegrenzte Mandantenanzahl) zur Verfügung.